Tietosuojaseloste
Päivitetty 29.09.2023
SISÄLLYS:
- Keitä me olemme?
- Mistä saamme henkilötietoja?
- Mitä tietoja meillä on sinusta?
- Miten pitkään säilytämme tietojasi?
- Miten ja miksi käytämme tietojasi?
- Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
- Miten suojaamme tietosi?
- Miten käytämme evästeitä?
- Miten voin käyttää henkilötietoihini liittyviä oikeuksia?
- Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Välitämme tietosuojastasi!
Otamme vakavasti asiakkaidemme yksityisyyden suojan, ja siksi kaikki henkilötietojen käsittelymme tapahtuu voimassa olevien lakien sekä erityisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (tutummin ”GDPR”) mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa avataan, miten keräämme henkilötietoja, mitä tietoja käsittelemme ja miten sekä kerromme, mitä oikeuksia sinulla on.
Tämä seloste kertoo, miten käsittelemme rekisterissämme olevia tietoja ja mitä oikeuksia rekisteröidyillä on.
1. Keitä me olemme?
Rekisterinpitäjä on Hohde Finland (Y-tunnus 2342164-1).
Jos haluat tietoja tarkemmin, ota yhteyttä maksuttomaan asiakaspalveluumme 0800 304030 (ma-pe 9–17) tai asiakaspalvelu@hohdekosmetiikka.fi. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa on tietosuojavastaava Markus Mäenpää (tietosuojavastaava(a)suomenterveysravinto.fi).
Suomen Terveysravinto Oy on Suomen Terveysravinto Oy:n konsernin emoyhtiö. Konserniin kuuluvat myös seuraavat yritykset:
- STR Nordic Oy (2892826-5, Suomi)
- STR Nordic AS (923 264 701, Norja)
- Soome Tervisetooted OÜ (12737711, Viro)
- HOHDE OÜ (16279808, Viro)
- ProBambu OÜ (16245241, Viro)
2. Mistä saamme henkilötietoja?
Saamme henkilötietoja tilausten yhteydessä. Puhelinmarkkinointia varten voimme hankkia suoramarkkinointia varten laillisia henkilötietolistoja, joita säilytämme vain rajallisesti.
Jos meillä on sinun henkilötietosi, olemme saaneet ne jostakin seuraavasta syystä.
2.1 Tilaukset
Jos olet tilannut meiltä tuotteita nettisivuilta, verkkokaupasta, esittelypisteeltä, puhelimessa, asiakaspalvelusta tai muuta vastaavaa reittiä.
2.2 Yhteydenotot
Jos olet ottanut yhteyttä asiakaspalveluun soittamalla, sähköpostilla, palautelomakkeen välityksellä tai jollakin vastaavalla tavalla, asiakaspalvelu on joutunut käsittelemään henkilötietojasi.
2.3 Hankitut yhteystietolistat
Olemme mahdollisesti saaneet yhteystietosi suoramarkkinointia varten laillisilta yhteystietojen välittäjiltä. Suomessa varmistamme, että saamillamme henkilöillä ei ole Asiakkuusmarkkinointiliiton (ASML) puhelinmarkkinointikieltoa eli ne eivät ole puhelinmyynnin Robinson-rekisterissä. Samoin varmistamme, että ne eivät ole yrityksemme markkinointikieltolistalla.
Jotkut puhelinmarkkinoinnista vastaavat alihankkijamme saattavat käyttää omaa asiakaslistaansa, jonka he ovat saaneet meistä riippumattomasti, eikä meillä ole pääsyä tähän listaan. Kuitenkin vaadimme, että siinä huomioidaan yllä olevat rajoitukset (ASML-myyntikiellot sekä yrityksemme markkinointikieltolista). Saamme nämä henkilötiedot normaaliin käyttöömme siinä vaiheessa, kun asiakas tekee tilauksen.
3. Mitä tietoja meillä on sinusta?
Meillä on mahdollisesti jokin rekisteröidyn perusyhteystieto (nimi, puhelinnumero ja/tai osoitetiedot) sekä joissakin tapauksissa myös ikä ja/tai syntymäaika. Lisäksi tilauksen tehneiltä asiakkailta tiedossa on tilaushistoria sekä muita tarkentavia tietoja. Myös asiakaspalvelun yhteydenottohistoria on tiedossa. Evästeistä kerrotaan tarkemmin alla osiossa 8.
Puhelinmarkkinoinnissa nauhoitamme markkinointipuhelut tietojen tarkistamista ja epäselvyyksien selvittämistä varten.
Sinulla on aina oikeus ottaa meihin yhteyttä ja pyytää nähtäväksi niitä tietoja, joita meillä on sinusta.
3.1 Puhelimella tehtävä uusasiakashankinta
Jos olemme saaneet yhteystietosi ostetun yhteystietolistan mukana, saamme sinusta etu- ja sukunimen, puhelinnumeron, katuosoitteen, postinumeron, postitoimipaikan sekä ajoittain myös iän. Jos markkinointipuhelu johtaa asiakkuuden syntymiseen, tiedot tarkistetaan asiakkaan kanssa, ja mahdollisesti kysytään myös muita tietoja, kuten syntymäaikaa.
Osa puhelinmyynnin alihankkijoista käyttää omia soittoaineistojaan. Tällöin olet saanut soiton yrityksemme nimissä, mutta siitä huolimatta meillä ei välttämättä ole tietojasi. Ohjaamme silloin asian hoitamisen puhelun tehneelle alihankkijalle.
3.2 Asiakkaiden ja mahdollisten asiakkaiden tiedot
Edellä mainittujen tietojen lisäksi rekisteriimme on tallennettu asiakkaidemme asiakasnumerot, mahdollinen sähköposti, mahdollinen sukupuoli, ostohistoria, mahdollinen sähköpostihistoria asiakaspalvelun kanssa sekä menneiden markkinointipuheluiden tiedot. Sähköpostihistoria sekä markkinointipuheluiden historia on tallennettu myös henkilöiltä, jotka eivät ole asiakkaita, mutta joilla on tällaista historiaa. Soveltuvissa tilanteissa palvelussamme on tallennettuna päätelaitteiden osoitetiedot (IP-osoite) sekä evästeiden kautta kerättävät tiedot.
Olemme saaneet myös netin kautta vahvasti tunnistautuneiden tilaavien asiakkaiden syntymäajan.
3.3 Markkinointipuhelut sekä asiakaspalvelutiedot
Jos sinulle soitetaan markkinointipuhelu tai muu puhelu tai sinä soitat meille, markkinointipuhelut sekä asiakaspalvelupuhelut nauhoitetaan normaalin puhelumarkkinointikäytännön mukaisesti. Tämä tehdään tilausten ja peruutusten varmistamista sekä mahdollisten ristiriitojen ratkaisemista varten.
3.4 Arkaluontoiset henkilötiedot ja henkilötunnus
Emme tallenna asiakkaiden tietoihin arkaluontoisia henkilötietoja (etninen alkuperä, henkilötunnuksesi loppuosa, jne.). Kuitenkin kekustelunauhoitteissa tai asiakaspalveluun lähetetyissä sähköposteissa voi olla sensitiivistä tietoa asiakkaiden terveydentilastasta, jos asiakkaat ovat itse omasta aloitteestaan kirjoittaneet tai kertoneet tällaista tietoa. Tätä tietoa ei käsitellä muihin tarkoituksiin ja pyrimme poistamaan sen mahdollisimman pian. Pyydämme kuitenkin, että asiakkaamme eivät lähettäisi tällaista tietoa meille.
Jos tarjoamme nettisivuilla mahdollisuuden käyttää ulkoista maksupalveluiden välittäjää, he saattavat kysyä henkilötunnusta esimerkiksi luottotietojen tarkistamista varten tämän maksupalvelun käyttöehtojen mukaisesti. Tämä tieto ei kuitenkaan välity meille emmekä käsittele sitä.
Netin kautta tehdyissä tilauksissa saamme vahvan tunnistautumisen myötä tunnistautumispalvelulta tunnistautuneen henkilön etu- ja sukunimen, syntymäajan sekä mahdollisesti osoitetiedot.
3.5 Lasten henkilötiedot
Emme lähtökohtaisesti käsittele lasten henkilötietoja. Puhelinmarkkinoinnissa emme vastaanota lasten yhteystietoja soittotietolistojen tekemistä varten. Samoin nettisivuilla tehtävien tilausten kohdalla oletamme, että tilauksia tekevät lapset ostavat tuotteita vanhempiensa luvalla tai valvonnassa.
3.6 Pankkiyhteys
Jos olet suorittanut liikamaksun tai sinulle palautetaan maksuja, niin pyydämme sinua toimittamaan meille tilinumerosi.
3.7 Tekniset tunnisteet
Jos olet tehnyt tilauksen sosiaalisessa mediassa tai vastaavalla alustalla olleen mainoksen kautta, tietyistä tapahtumista tallentuu teknisiä tietoja (esim. lokitiedot). Katso tarkemmin osio 8 evästeistä.
4. Miten pitkään säilytämme tietojasi?
Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista toteuttaa henkilötietojen käsittelytarkoitusta tai kunnes asiakas vaatii niiden poistamista. Asiakastietoja säilytetään pääsääntöisesti koko asiakkuuden ajan, mutta uusasiakashankinnan henkilötietoja säilytetään vain rajatun ajan.
Puhelimella tehtävässä uusasiakashankinnassa hankittuja soittolistoja säilytetään pääasiassa kuusi kuukautta. Samoin markkinointipuhelunauhoitteet säilytetään pääasiassa kolme kuukautta. Tilaajien henkilötietoja säilytetään järjestelmissä kolme vuotta viimeisen tehdyn tai toimitetun tilauksen jälkeen.
Jos et ole asiakkaamme, niin mahdollisesti lähettämäsi sähköposti säilytetään noin kuukauden, kunnes se poistuu automaattisesti. Jos olet asiakkaamme, niin mahdollisesti lähettämäsi sähköpostit säilytetään asiakastilisi yhteydessä normaalin käytäntömme mukaan.
Joudumme säilyttämään edellistä pidempään joitakin tietoja eri lakien vaatimuksesta (esim. kirjanpitolaki).
4.1 Henkilötiedot verkkosivuilla
Emme tarjoa tällä hetkellä mahdollisuutta luoda verkkosivuilla asiakastiliä, joten sellaisia tietoja ei kerätä tai säilytetä.
Vahvan tunnistautumisen kautta saatuja tietoja säilytämme lain vaatimien säilytysaikojen mukaisesti, ks. kohta 4.8.
4.2 Henkilötiedot puhelimella tehtävässä uusasiakashankinnassa
Kun puhutaan puhelinmarkkinointia varten hankituista yhteystiedoista, henkilötietojen säilyttäminen riippuu puhelun lopputuloksesta. Jos markkinointipuhelu ei johda asiakkuuden syntymiseen, yhteystiedot poistuvat automaattisesti soittolistan arkistoituessa kolmen kuukauden kuluttua. Tämän jälkeen lista toimii seuraavat kolme kuukautta estolistana, joka estää meitä soittamasta uusiasiakashankinnassa seuraavan kolmen kuukauden aikana kenellekään, joille edellisen kolmen kuukauden aikana on soitettu.
Jos markkinointipuhelu johtaa asiakkuuden syntymiseen, yhteystiedot tulevat osaksi asiakasrekisteriä, ja niitä säilytetään koko asiakkuuden ajan. Kuitenkin markkinointipuhelutallenteet säilyvät järjestelmässä rajoitetusti, ks. alla.
4.3 Puhelunauhoitteiden säilyttäminen
Markkinointipuheluita säilytetään myyntijärjestelmässämme kolme kuukautta tilausten todentamista ja ristiriitatilanteiden ratkaisemista varten, minkä jälkeen puhelut poistetaan automaattisesti. Tallenteita voidaan säilyttää pidempään, jos ne ovat tarpeellisia esimerkiksi valituksen käsittelyssä, todennäköisen tai olemassa olevan oikeusprosessin kannalta tai vastaavasta syystä.
4.4 Asiakkaiden sähköpostien säilyttäminen
Asiakkaiden lähettämät sähköpostit säilytetään asiakasrekisterissä asiakastietojen yhteydessä. Sähköpostit poistuvat asiakkuuden loputtua asiakastietojen poistamisen myötä.
4.5 Tilaajien henkilötiedot
Jokaisen tilaajan henkilötietoja säilytetään kolme vuotta tuotteen toimituksen jälkeen. Mikäli tämän aikana tehdään uusi tilaus, tämä pidentää tätä aikaa siitä päivästä lähtien kolmella vuodella.
Kestotilaajan (eli toistuvaistilauksemme tuotteita tilannut asiakkaamme) henkilötietoja käsitellään niin pitkään kuin asiakkuus on voimassa. Koska kestotilaustuotteiden toimitusväli on ajoittain pitkä, asiakkuuden lasketaan alkavan siitä hetkestä, kun kestotilaus tehdään. Asiakkuus päättyy kolme vuotta tämän jälkeen, jos sinä aikana ei tehdä uusia tilauksia tai jatkolähetykset perutaan. Jokainen lähetetty kestotilaustuote pidentää henkilötietojen säilytystä kolmella vuodella.
Asiakkuuden päätyttyä henkilö- ja tilaustiedot anonymisoidaan asiakasjärjestelmästä sekä tarvittaessa poistetaan myyntijärjestelmästä.
4.6 Miten alihankkijamme käyttävät henkilötietojasi?
Käytämme alihankkijoita muun muassa osassa markkinointipuheluita ja tuotteiden lähettämiseen; katso tarkemmin kohdasta 6.3 luettelo erilaisista alihankkijatyypeistä. Alihankkijat säilyttävät tietoja vain sen aikaa, kun se on heille välttämätöntä; tämän jälkeen he poistavat tiedot voimassa olevien sopimustemme mukaisesti.
Kun tietoa on siirretty alihankkijoille (esimerkiksi lähetysten tekemistä varten), alihankkija säilyttää tietoja pelkästään niin kauan kuin sillä on oikeusperuste; tämän jälkeen heillä on velvollisuus poistaa tiedot järjestelmistään. Alihankkijoilla ei ole oikeutta käsitellä henkilötietoja muuten kuin erikseen määrätyssä tarkoituksessa sen mukaisesti, millaisia palveluja he toimittavat. Alihankkijat eivät voi koskaan käsitellä henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.
4.7 Markkinointikieltojen säilyttäminen
Jos asiakas on tehnyt suoramarkkinointikiellon, säilytämme kieltoja siihen saakka, kunnes asiakas peruu kiellon.
4.8 Lakisääteinen tietojen säilyttäminen
Vaikka henkilön tiedot poistettaisiin, niin lakien vaatimat säilytysvelvoitteet (esim. kirjanpitolaki) täytetään siitä huolimatta. Tietoja käytetään kuitenkin vain lakien vaatimaan tarkoitukseen.
Kuluttajasuojalainsäädännön mukaan säilytämme netin kautta vahvasti tunnistautuneiden henkilötietoja viisi vuotta.
4.9 Tietojen anonymisointi
Osa järjestelmän toiminnan kannalta oleellisista tiedoista (esim. tilaustiedot) anonymisoidaan poistamisen asemesta, jolloin niitä ei ole mahdollista yhdistää asiakkaaseen, mutta ne siitä huolimatta mahdollistavat järjestelmän normaalin toiminnan. Katso lisää alempaa osiosta Oikeus tulla unohdetuksi.
5. Miten ja miksi käytämme tietojasi?
Käytämme rekisteröityjen henkilötietoja tuotteiden ostamisen mahdollistamiseksi, suoramarkkinointiin, tuotteiden toimittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen sekä toiminnan suunnitteluun.
Käytämme puhelinmyynnin uusasiakashankinnan henkilötietoja markkinointisoittojen tekemiseen. Samoin käytämme asiakkaiden tietoja asiakassuhteen hoitamiseen ja kiinnostavista tarjouksista kertomiseen.
Emme käytä henkilötietojasi ilman perusteltua, EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa listattua syytä. Tästä syystä perusteet henkilötietojen käsittelylle on avattu alla olevissa osioissa.
Oikeutettu etu tarkoittaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan oikeutta käsitellä henkilötietoja esimerkiksi markkinoinnissa, historiallisessa ja tieteellisessä tutkimuksessa sekä tilastoinnissa. Näissä tapauksissa suoritamme aina ns. edunvertailun, jotta voimme varmistua, että toimenpide ei riko rekisteröidyn oikeuksia.
5.1 Uusasiakasmarkkinointi puhelimessa: tietojen käyttäminen
Suomessa on mahdollista hankkia puhelimella tehtävää uusasiakasmarkkinointia varten soittolistoja ja soittaa markkinointipuheluita ilman ennakkolupaa myös henkilöille, jotka eivät ole asiakkaita. Tämän oikeusperuste on oikeutettu etu.
Voimme myös saada henkilötietoja henkilöiltä, jotka ovat osallistuneet kilpailuihin, ja kilpailujen säännöissä on kerrottu, että osallistumalla kilpailuun tulet saamaan soiton tietyiltä toimijoilta. Tällaisessa tapauksessa oikeusperuste on suostumus.
Yhteystietojen välittäjillä oikeutus käsitellä tietoja on lakiperusteinen, suostumus tai oikeutettu etu, riippuen tapauksesta.
5.2 Tuotteiden toimittaminen
Lähetämme tilattuja tuotteita asiakkaille. Käytämme tässä alihankkijoita, jotka hoitavat tuotteiden lähettämisen sekä tuotteiden kantamisen perille. Tilausten täyttämiseen liittyvien toimien oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpaneminen.
Käsittelemme henkilötietoja tilausten, palautusten ja reklamaatioiden käsittelyyn. Käsittelyperusta tälle on sopimuksen täytäntöönpano.
5.3 Suoramarkkinointi puhelimessa asiakkaille
Suoritamme puhelimen kautta tapahtuvaa puhelinmarkkinointia oikeutettuun etuun perustuen.
5.4. Petokselta suojautuminen
Jos asiakas on toistuvasti jättänyt maksamatta tai täyttämättä velvoitteitaan, voimme käyttää joitakin henkilötietoja laskulla maksettavan tilauksen täyttämättä jättämiseen. Vastaavasti jos asiakkaan tilauksista on syytä päätellä, että hän tekee laskulla maskettavan tilauksen ilman aikomusta maksaa, voimme olla täyttämättä tilausta joko osin tai kokonaan. Syy tähän on petokselta suojautuminen, joka on oikeutetun edun mukaista.
5.5 Perintä
Jos asiakkaalla on maksamattomia laskuja, lähetämme hänelle tekstiviestimuistutuksen ja kaksi paperista muistutuskirjetttä. Jos asiakas vielä näiden jälkeenkään suorita maksuaan, laskut siirretään perintään oikeutetun edun perusteella.
5.6 Asiakkaan yleinen kontaktointi
Voimme lähettää sinulle ilmoituksia toimituksen tilasta tai mahdollisista ongelmista tuotteen saatavuudessa tai toimituksessa. Käsittelyperusta tälle on sopimuksen täytäntöönpano.
5.7 Sähköinen suoramarkkinointi
Teemme sähköistä suoramarkkinointia pääasiassa suostumukseen perustuen. Kuitenkin joissakin tapauksissa tarjoamme tuotteiden tilaajille vastaavia tuotteita sähköpostitse, kunhan markkinointi täyttää laissa annetut ehdot oikeutettuun etuun perustuen.
5.8 Tilastointi ja muut toimenpiteet
Teemme myynnistä, asiakkuuksista ja kampanjoista tilastoja, joita käytetään myynnin ohjaamiseen. Teemme myös asiakaskyselyjä tilastointia varten. Käsittelyperusta on oikeutettu etu.
Rekisterin sisältämistä tiedoista ei tehdä sellaista luvanvaraista automaattista profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia rekisteröidyn kannalta.
Henkilötietoja käsitellään toistuvasti kirjanpitolain vaatimusten täyttämiseksi.
Käytämme henkilötietojasi täyttääksemme lakien, tuomioistuinten ja viranomaispäätösten määräykset. Oikeusperuste käsittelylle on oikeudellinen velvoite.
5.9 Palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen
Henkilötietoja käsitellään, jotta voimme tarjota verkkosivuilla asiakkaalle tietoa tuotteista (verkkosivujen selaamisen mahdollistavat toimenpiteet) ja mahdollistaa tilauksen tekeminen verkkosivujen kautta. Tämä tarkoittaa esim. IP-osoitteesi käsittelyä nettisivujen näyttämistä varten. Tämä voi sisältää henkilötietojen käsittelyä alihankkijoiden kautta. Oikeusperuste on suostumus ja sopimuksen täytäntöönpano.
5.10 Asiakastietojen tarkistaminen
Asiakastietoja täytyy tarkistaa esimerkiksi asiakaspalvelutilanteissa, jotta voimme varmistaa asiakkaan henkilöllisyyden, muokata asiakastietoja sekä suorittaa rekisteröidyn pyyntöjä. Oikeusperuste on oikeudellinen velvoite sekä sopimuksen täytäntöönpano.
5.11 Markkinoinnin kohdentaminen
Kohdennamme markkinointia sosiaalisen median alustoilla kiinnostustesi tai tilaustesi mukaan. Käsittelyperusteena on oikeutettu etu.
6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Käytämme alihankkijoita tuotteiden lähettämisessä, myynnissä, järjestelmien ylläpidossa, järjestelmäalustoina sekä erilaisissa tilastoinneissa. Siirrämme tietoja myös Suomen Terveysravinto Oy:n konsernin sisällä teknisten prosessien tähden sekä täyttääksemme asiakkaiden pyynnöt.
Puhelinmarkkinoinnissa tietoja ei pääasiassa siirretä ETA-alueen ulkopuolelle, ja jos näin tehdään, ne tehdään asianmukaisesti korkeaa tietosuojaa noudattaen. Joitakin tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle.
Emme myy tai anna henkilötietoja kolmannen osapuolen omaa markkinointia varten. Voimme kuitenkin tarjoa tilaajillemme tarkkaan valitsemiamme lisäpalveluita, joita toteutamme yhteistyössä kolmannen osapuolen kanssa.
Käytämme sosiaalisen median alustoja markkinoinnissa. Tästä johtujen meillä on yhteisrekisterinpitämissuhde Meta Platforms Ireland Limitedin (Facebook ja Instagram) sekä Byte Dance Limitedin (TikTok) kanssa.
6.1 Tietojen siirtäminen alihankkijoille
Käytämme suoramarkkinoinnissamme ulkopuolisten alihankkijoiden apua. Tällöin heille siirretään sen verran tietoja, mitä he tarvitsevat toiminnan toteuttamista varten. Käytännössä tämä tehdään niin, että alihankkijat saavat rajoitetun käyttöoikeuden tietoihin eikä niitä siirretä heille vapaaseen käyttöön. Käytämme tuotteidemme lähettämiseen alihankkijaa, jolle siirretään lähetysten tekemistä varten tarvittavat tiedot.
Huom! Alihankkijat eivät voi käyttää henkilötietoja omaan muuhun myyntiinsä eivätkä säilyttää tietoja pidempään kuin ohjeistettu tai yhteistyösopimuksen loputtua, vaan alihankkijat käsittelevät tietoja pelkästään meidän määrittelemäämme tarkoitukseen.
Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset tietojen käsittelystä sekä siihen liittyvästä tietosuojasta.
Käytämme alihankkijoita tuotteiden toimittamiseen. Nämä alihankkijat käsittelevät tietoja vain sen verran, että voivat toimittaa tuotteita.
Käytämme eri alihankkijoiden valmistamia ja ylläpitämiä teknisiä järjestelmiä asiakastietojen, puhelinsoittojen, tilausten sekä sähköpostien hallintaan ja erilaisten analyysien tekemiseen. Näiden tahojen kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset, jotka takaavat henkilötiedoille asianmukaisen suojan myös näissä järjestelmissä.
6.2 Tietojen siirtäminen ETA-alueen ulkopuolelle
Pyrkimyksemme on käsitellä niin paljon henkilötietoja ETA-alueella eli Euroopan talousalueella kuin mahdollista. Asiakastietojärjestelmän palvelimet sijaitsevat myös ETA-alueella, samoin kuin käyttöpisteet.
Puhelinmarkkinoinnin henkilötiedot ovat puhelunhallintajärjestelmässämme, joka toimii pilvipalveluna. Järjestelmä toimii pilvipalveluna, ja sen palvelimet sekä pääasiassa käyttöpaikat sijaitsevat fyysisesti ETA-alueella.
Myös alihankkijoina toimivat myyntitoimistot sekä toimitusten lähettäjät sijaitsevat Suomessa ja heidän palvelimensa ovat fyysisesti ETA-alueella. Osa myyntipuheluista suoritetaan ETA-alueen ulkopuolelta, jolloin alihankkijana toimii suomalaisia työllistäviä myyntitoimistoja. Kyseisten toimijoiden kanssa on tehty EU:n komission vakiosopimuslausekkeisiin perustuvat sopimukset tiedonsiirrosta, sen turvallisuudesta sekä asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista toimista, jotta tietosuojan voidaan katsoa olevan asianmukaista.
Osa alihankkijoistamme käsittelee tietoja siten, että niitä siirretään ETA-alueen ulkopuolelle. Tämä koskee esimerkiksi jotain teknisiä järjestelmiä. Siirrot kolmansiin maihin toteutetaan seuraavien periaatteiden mukaan: 1) EU Komission on antanut päätöksen riittävästä tietosuojan tasosta kyseisessä maassa tai 2) siirtomekanismina hyödynnetään vakiosopimuslausekkeita sekä mahdollisia täydentäviä suojatoimia, jotta tiedonsiirto ja käsittely toteutuisi samalla tasolla kuin ETA-maiden sisällä.
Mikäli tietojensiirtoa ei pysty enää toteuttamaan pohjautuen EU Komission päätökseen riittävästä tietosuojan tasoon tai alihankkijan tekemiin täydentäviin suojatoimiin, työskentelemme sen eteen, että tiedot siirtyvät sellaiselle alihankkijalle, joka täyttää vaatimuksemme tietosuojan osalta ETA:n ulkopuolella, tai tietoja käsitellään jatkossa ETA:n sisällä.
6.3 Tietojen siirto alihankkijoille/käsittelijöille
Luovutamme tietoja alihankkijoille/käsittelijöille esim. maksutapahtumien yhteydessä, tuotteiden toimitusprosessin yhteydessä sekä tiettyjen markkinointipalveluiden tuottamiseksi. Tällaisia alihankkijoita ovat:
- Järjestelmäalustantarjoajat
- Logistiikkakumppanit
- Kuljetusliikkeet
- Maksujärjestelmäkumppani
- Kirjanpitotoimistot
- Luotonvälittäjät laskulla tai osamaksulla maksettaessa
- Sähköpostimarkkinointialustat
- Sosiaalisen median alustat ja palveluntarjoajat
- Suoramarkkinointiyhteistyökumppanit
- Perintä
Edellä mainitut alihankkijat ja käsittelijät eivät saa missään tapauksessa käyttää annettuja tietoja omiin tarkoituksiinsa. Heille toimitetaan vain palvelun toteutumisen kannalta oleellinen tieto tiukoin ehdoin.
6.4 Maksamattomat laskut ja perintä
Mikäli asiakkaalla on maksamattomia laskuja eikä ole maksanut muistutuksista huolimatta, maksamattomat laskut siirretään perintäyhtiölle. Siirrämme asiakkaiden henkilötietoja liittyen näihin laskuihin.
6.5 Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille
Voimme luovuttaa harkintamme mukaan asiakkaiden yhteystietoja yhteistyökumppaniemme suorittamille, meidän asiakkaillemme räätälöityjä kampanjoita varten. Emme käytä muiden yhteystietoryhmien henkilötietoja tällaiseen tarkoitukseen.
6.6 Yhteisrekisterin pitäminen Metan kanssa
Meta Platforms Ireland Limited (jäljempänä ”Meta”) ja Suomen Terveysravinto Oy ovat yhteisrekisterinpitäjiä soveltuvin osin Facebookissa olevien fanisivujen osalta. Meta käsittelee henkilötietoja siihen sovellettaviin tietosuojaperiaatteidensa mukaisesti. Ks. lisätietoa liittyen GDPR:n Artikla 13(1)(a) ja (b) löytyy nettisivulta: (https://www.facebook.com/about/privacy). Meta on pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta ja tietoturvallisuuden sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa. Meihin sovelletaan Metan Controller Addendum -ehtoja. (Katso: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum)
Saamme käyttöömme vain sama tiedot, mitä muutkin Facebookin käyttäjät näkevät eli yksittäisten käyttäjien nimet, julkiset profiilikuvat sekä muut julkisesti näkyväksi määritetyt tiedot. Henkilötietojen käsittelyperusteena on oikeutettu etu. Henkilötietoja ei siirretä Facebookin sivulta tai kommenteista muihin järjestelmiin ilman erillistä ilmoitusta. Sen sijaan esimerkiksi yksityisviestillä ilmoitetut tilausten muutokset kirjataan muihin järjestelmiin.
Henkilötietojasi käytetään mm. uutisointiin, markkinointiin, kilpailujen ja arvontojen toteuttamiseen, palautteen vastaanottamiseen sekä osaltaan mainosten ostamiseen Metalta sekä mainosten toiminnan mittaamiseen. Kaikki vapaaehtoisten toimintojen kuten arvontoihin osallistuminen kautta annettu tieto perustuu osallistujan suostumukseen. Keräämme näitä tietoja käyttötarkoituksiamme varten. Keräämme yhdessä Metan kanssa tietoa mm. tykkäyksistä, sivuvierailuista, julkaisujen kommenteista, meille osoitetuista yksityisviesteistä sekä julkaisuihin liittyvistä tilastoista.
Käytämme henkilötietojasi mainosten kohdistamiseen ja kohderyhmien luomiseen Facebookissa. Näin voimme tarjota mahdollisimman kiinnostavia tuotteita juuri sinulle. Tämä tapahtuu kahdella tavalla: siirrämme asiakkaiden yhteystietoja Metalle kohdistaaksemme mainontaa sosiaalisessa mediassa. Jaettuja tietoja käytetään vain Suomen Terveysravinto Oy määrittelemiin tarkoituksiin. Tässä tapauksessa me toimimme rekisterinpitäjinä ja Meta henkilötietojen käsittelijänä. Kohdistamme mainontaa myös niille, jotka eivät ole vielä asiakkaitamme, Metan ns. mukautettujen kohderyhmien kautta.
Sinulla on oikeus kieltäytyä asiakastietojesi luovuttamisesta markkinoinnin kohdistamiseen. Voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme ilmoittaaksesi siitä, että tahdot kieltäytyä tällaisesta tietojenkäsittelystä.
Hyödynnämme Page Insights -toimintoa tietojen käsittelyyn, jolloin meihin sovelletaan Page Insights Controller Addendum -ehtoja. (Katso: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum) Lisätietoa nettisivuillamme käytetyistä evästeistä löytyy evästeselosteestamme. Jos haluat tietää Metan evästeiden käyttöperusteita, katso tarkemmin Metan evästeseloste.
Jos haluat käyttää henkilötietoihin kuuluvia oikeuksiasi (mm. tietojesi poistaminen) kun olet ”tykännyt” Facebook-sivuistamme tai seuraat sitä, pyydämme ottamaan yhteyttä paikalliseen Metan edustajaasi. Tietopyynnöt liittyen Page Insights -toimintaan lähetetään eteenpäin Metalle. Jos haluat lisätietoja siitä, miten Meta käsittelee henkilötietoja, millä oikeusperusteella tiedot käsitellään sekä miten voit toteuttaa omia oikeuksiasi, tutustu seuraavaan linkkiin: https://www.facebook.com/about/privacy
6.7 Yhteisrekisterin pitäminen TikTokin kanssa
Byte Dance Limited (jäljempänä TikTok) ja Suomen Terveysravinto Oy ovat yhteisrekisterinpitäjiä soveltuvin osin yrityksen TikTok -profiilin osalta. TikTok käsittelee henkilötietoja siihen sovellettavien tietosuojaperiaatteidensa mukaisesti: https://www.tiktok.com/legal/privacy-policy-eea?lang=fi.
TikTok on pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta GDPR:n artiklan 15-21 mukaan sekä tietoturvallisuuden ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa. Me olemme solmineet TikTokin kanssa Joint Controller Terms (osio B:n osa 3) yhteisrekisterinpitäjyytemme määrittämiseksi. Meihin sovelletaan TikTokin Jurisdiction Specific Terms -ehdoista osiota B (ETA -alue): https://ads.tiktok.com/i18n/official/policy/jurisdiction-specific-terms (englanniksi).
Saamme käyttöömme vain samat tiedot, mitä muutkin TikTokin käyttäjät näkevät eli yksittäisten käyttäjien nimet, julkiset profiilikuvat sekä muut julkisesti näkyväksi määritetyt tiedot. Henkilötietojen käsittelyperusteena on oikeutettu etu. Henkilötietoja ei siirretä TikTok julkaisujen kommenteista muihin järjestelmiin ilman erillistä ilmoitusta. Sen sijaan esimerkiksi yksityisviestillä ilmoitetut tilausten muutokset kirjataan muihin järjestelmiin.
Henkilötietojasi käytetään mm. markkinointiin ja palautteen vastaanottamiseen. Keräämme yhdessä TikTokin kanssa tietoa mm. tykkäyksistä, sivuvierailuista, julkaisujen kommenteista, meille osoitetuista yksityisviesteistä sekä julkaisuihin liittyvistä tilastoista.
Jos haluat käyttää henkilötietoihin kuuluvia oikeuksiasi (mm. tietojesi poistaminen) kun seuraat TikTok tiliämme, pyydämme ottamaan yhteyttä paikalliseen TikTokin edustajaasi. Jos haluat lisätietoja siitä, miten TikTok käsittelee henkilötietoja, millä oikeusperusteella tiedot käsitellään sekä miten voit toteuttaa omia oikeuksiasi, tutustu seuraavaan linkkiin: https://www.tiktok.com/legal/privacy-policy-eea?lang=fi
6.8 Tietojen luovuttaminen viranomaisille
Suomen Terveysravinto Oy:n konsernilla on oikeus ja velvollisuus luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja viranomaisille heiltä tulevien selvityspyyntöjen täyttämiseksi.
6.9 Konsernin sisäiset tiedonsiirrot
Tietoja siirretään konsernin sisällä riippuen siitä, mikä yhtiö vastaa rekisterinpitäjyydestä, asiakkuudesta tai teknisistä järjestelmistä. Tietoja siirretään sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä asiakasrekisterin ylläpitoa varten, sillä konsernin eri tytäryhtiöt vastaavat eri alueista tietojen käsittelyssä. Konsernin sisäisten tietojensiirtoihin sovelletaan tietojen käsittelysopimuksia. Käsittelijänä toimivat yhtiöt eivät käsittele tietoja muihin kuin rekisterinpitäjän määrittämiin käyttötarkoituksiin.
Mikäli konsernin jokin tytäryhtiö on osallinen konsernin sisäiseen fuusioon tai yritysostoon, tällaisten toimenpiteisiin liittyvät tiedot siirtyisivät tällaisten tarkoitusta varten.
6.10 Yritysosto tai fuusioituminen
Mikäli joko konsernin jokin tytäryhtiö tai konserni kokonaisuudessa osallistuu yritysostoon tai fuusioituu, konsernilla on oikeus siirtää kaikki henkilötiedot oikeutetuille osapuolille oston seurauksena. Konsernilla on oikeutettu etu toteuttaa kyseiset toimenpiteet, mikäli näin katsotaan konsernin intressien mukaisesti tulevaisuudessa.
7. Miten suojaamme tietosi?
Suojaamme tietosi teknisillä ja organisatorisilla toimilla, jotka takaavat, että tietosi ovat turvassa järjestelmissämme.
Henkilötietorekisterimme on olemassa vain sähköisenä versiona. Rekisteri on suojattu salasanoilla, salaamalla sekä palomuureilla tietomurtojen varalta. Rekisteriä käyttävien henkilöiden käyttöoikeudet on rajattu henkilön tehtävänkuvan mukaan. Kaikki rekisteriä käyttävät ovat allekirjoittaneet elämän mittaisen vaitiolositoumuksen rekisterin sisällöstä. Järjestelmistämme vastaava alihankkija vastaa puoleltaan riittävistä teknisistä ja organisatorisista toimista, jotka takaavat rekisterin fyysisen ja teknisen suojauksen. Alihankkijasopimukset myös täsmentävät, mitä alihankkijat saavat ja eivät saa tehdä tiedoilla.
8. Miten käytämme evästeitä?
Evästeet (engl. cookiet) ovat tekstitiedostoja, jotka Internet-selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeisiin sisältyy yksilöllinen tunniste, joka mahdollistaa käyttäjän tunnistamisen. Hyödynnämme evästeitä sähköisten palvelujemme käytettävyyden, laadun ja kehittämisen takaamiseksi sekä mainonnan kohdentamiseen. Käyttäjää ei kuitenkaan yksilöidä pelkkien evästeiden avulla.
Löydät erillisestä evästeselosteestamme lisätietoja siitä, millaisia evästeitä käytämme, miten kauan niitä säilytämme, mitä ne tekevät sekä oikeudestasi antaa tai peruuttaa suostumuksesi. Lue lisää evästeidemme käytöstä täältä.
9. Miten voin käyttää henkilötietoihini liittyviä oikeuksia?
Jos olet tilannut meiltä jotain, sinulla on Euroopan tietosuoja-asetuksen perusteella oikeuksia. Sinulla on oikeus tietää, mitä tietojasi käsittelemme. Samoin sinulla on oikeus päästä järjestelmässä oleviin tietoihisi, vaatia virheellisten tietojen oikaisemista, tietojen poistamista sekä tietojen luovuttamisen kieltoa.
Sinulla on myös oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista. Lopulta sinulla on rekisteröitynä oikeus tehdä myös kantelu toiminnastamme Tietosuojavaltuutetulle.
Sinulla on myös oikeus saada vastaus kysymyksiisi GDPR:n määrittämissä rajoissa (1 kuukausi), vaikka pyrimme aina toimimaan nopeammin.
9.1 Sinulla on oikeus saada pääsy järjestelmässä sinua koskeviin henkilötietoihin.
Tiedot voidaan toimittaa sinulle, kunhan olet tunnistautunut riittävästi. Tiedot voidaan toimittaa tapauskohtaisesti puhelimessa, sähköpostilla, suojatulla sähköpostilla tai paperilla. Toistuvista paperilla toimitettavista pyynnöistä veloitamme kohtuulliset hallinnointikustannukset (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 15 artikla kohta 3)
Jos tahdot sinua koskevat puhelinnauhoitteet, voit saada ne käyttöösi litteroituna, tai voit tulla kuuntelemaan puhelunauhoitteen erikseen sovittuun toimipisteeseemme.
9.2 Sinulla on oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisemista tai poistamista
Jos huomaat, että meillä on sinusta virheellisiä tietoja, kerro asiasta meille, ja me korjaamme ne hetimiten.
9.3 Sinulla on oikeus kieltäytyä suora- ja sähköpostimarkkinoinnista sekä peruuttaa aikaisemmin antamasi suostumus suora- ja sähköpostimarkkinointia varten.
Käytämme henkilötietojasi myös suoramarkkinoidaksemme sinulle tuotteita, joiden uskomme miellyttävän sinua. Kuitenkaan kaikki eivät ilahdu puhelinmarkkinoinnista. Rekisterissä olevana sinulla on oikeus estää markkinointiyhteydenotot. Tällöin puhelinnumerosi tallennetaan kieltolistalle, joka estää puhelunhallintajärjestelmää soittamasta juuri tähän numeroon. Numeroa ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen. Helpoin tapa saada markkinointikielto on ottaa yhteyttä asiakaspalveluun.
Myös muut kuin rekisterissämme olevat voivat ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme ja pyytää puhelinmarkkinointikiellon tekemistä.
Emme lähetä sinulle markkinointisähköpostia, jos et ole antanut siihen erikseen lupaa. Poikkeuksena voi olla tiettyjen kampanjoiden markkinointi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sekä kansallisten asetusten asettamissa rajoissa. Toisin sanoin, voimme tarjota sinulle ostamiasi vastaavia tuotteita, jos olemme saaneet sähköpostisi oston yhteydessä. Sinulla on kuitenkin aina oikeus kieltäytyä tällaisesta markkinoinnista jokaisessa sähköpostissa.
9.4 Sinulla on oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojesi käsittely.
9.5 Sinulla on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen eteenpäin yhteistyökumppaneille
Voit tahtoessasi vaatia, että emme luovuta tietojasi yhteistyökumppaneillemme. Tällaisista tapauksista kannattaa keskustella erikseen, jotta tämä ei vaaranna esimerkiksi tuotteesi toimittamista (esim. kielto luovuttaa henkilötietoja Postille vaikuttaa siihen, että et voi saada lähetyksiä).
9.6 Sinulla on oikeus tehdä kantelu toiminnastamme Tietosuojavaltuutetulle
Jos koet, että olemme rikkoneet henkilötietojesi suojaa, sinulla on oikeus tehdä meistä kantelu tietosuojavaltuutetulle.
Koska rekisterinpitäjä sijaitsee Suomessa, voit tehdä ilmoituksen Tietosuojavaltuutetulle seuraavan linkin kautta: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
9.7 Sinulla on oikeus tulla unohdetuksi
Sinulla on oikeus vaatia kaikkien tietojesi poistamista järjestelmistämme. Tätä sanotaan ”oikeudeksi tulla unohdetuksi”. Tällöin poistamme henkilötietosi kaikista järjestelmistämme. Tietojen poisto ei ole mahdollista esimerkiksi tilanteissa, joissa laskuja on maksamatta tai oikeuskäsittely on kesken. Samoin kirjanpitolain vaatimia tietoja ei voi poistaa kirjanpidosta ym.
Huom! Jos olet puhelinmarkkinointilistallamme, niin tietojen poistaminen ei ole sama asia kuin markkinointikielto. Jos poistamme kaikki tietosi järjestelmistämme, se ei takaa varmuudella markkinointipuheluiden loppumista. Jos poistamme kaikki tietosi järjestelmästämme, saamme numerosi mahdollisesti tulevaisuudessa uuden yhteystietolistan mukana, koska meillä ei ole silloin mitään keinoa tunnistaa numeroa sellaiseksi, että siihen ei saisi soittaa. Tästä syystä ainoa varma tapa lopettaa puhelinmarkkinointi on pyytää markkinointikieltoa. Tarjoamme tätä aina tapauksissa, joissa henkilö tahtoo poistaa tietonsa puhelinmyynnin lopettamiseksi.
9.8 Sinulla on oikeus saada vastaus henkilötietokyselyihisi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen määrittämässä ajassa
Vastaamme henkilötietoja koskeviin kyselyihin ”ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.” (GDPR 12.3). Kuitenkin pyrkimyksenämme on vastata selkeästi nopeammin. Jos pyynnön laajuus vaatii lisäaikaa, kerromme sinulle asiasta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
9.9 Sinulla on oikeus pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen.
Jos tahdot saada tietosi koneluettavassa muodossa, toimitamme ne sinulle tässä formaatissa.
10. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Päivitämme tätä henkilötietoselostetta, jotta voisimme ottaa siinä tarpeeksi hyvin huomioon lainsäädännön kehityksen, uudet tilanteet sekä toimintatapojen tai -mallien muutokset.
Tämä tietosuojaseloste on esillä verkkosivuillamme, ja version mukana on aina päivämäärä, jolloin seloste on päivitetty.
Tietosuojaseloste on päivitetty 29.09.2023
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- lisäsimme selosteeseen tietoa vahvasti tunnistautuneiden asiakkaiden henkilötietojen käsittelystä (osio 3.2, 3.4, 4.2 ja 4.8)
Edelliset päivitykset
Tietosuojaseloste on päivitetty 16.11.2022
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- lisäsimme selosteeseen tiedon yhteisrekisterinpitäjyydestämme TikTokin kanssa (osio 6.7)
Tietosuojaseloste on päivitetty 20.10.2022
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- paransimme joidenkin kohtien ymmärrettävyyttä
- lisäsimme paremmin tietoa sähköpostihistorian säilytyksestä (osio 4.4)
- muutimme tekstiä kuvaamaan (kesto)tilaajien henkilötietojen käsittelyä paremmin (ert. osio 4.5)
- lisäsimme paremmin tietoa tietojen siirrosta perintään (osio 6.4)
- korjasimme kirjoitusvirheitä tekstistä
- lisäsimme selosteeseen tiedon yhteisrekisterinpitäjyydestämme ja uusista markkinointitavoista TikTokin kanssa (osio 6.6)
Tietosuojaseloste on päivitetty 3.2.2022
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- teimme selosteesta helpommin ymmärrettävää
- selkeytimme ja päivitimme kokonaisuutta vastaamaan tarkemmin sitä, miten tietoja käsitellään konsernin sisällä.
- selkeytimme rekisterinpitäjää sekä konsernin muita yrityksiä (osa 1)
- tarkensimme niitä tietoja, joita meillä on rekisteröidyistä (osa 3)
- selvensimme, mihin käyttötarkoituksiin tietoja käytetään (osio 5)
- selvensimme tietojen siirtoja (osio 6)
- selkeytimme tietojan siirtoja ETA-alueiden ulkopuolisiin kolmansiin maihin (osio 6.2)
- annoimme lisätietoja yhteisrekisterinpitäjyydestä Facebookin kanssa ja uusista markkinointitavoista. Lisäksi kerroimme, kuinka kieltäytyä kohdennetusta markkinoinnista sosiaalisessa mediassa (osio 6.5)
- selvensimme rekisteröidyn oikeuksia GDPR:n mukaan (osio 9)
